Pengertian Arsip dan Kearsipan Menurut Para Ahli yang Harus Dipahami Seorang Karyawan

Reporter : Novi Hardita Larasati
Senin, 13 Juli 2020 11:15

Pengertian arsip merupakan naskah yang dibuat oleh perorangan ataupun kelompok dalam bentuk corak apapun.

Pengertian arsip adalah catatan yang tertulis atau tercetak dalam berbentuk huruf, angka maupun gambar, yang memiliki tujuan sebagai informasi dan komunikasi.

Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 angka 2 Tentang Kearsipan, pengertian arsip ialah rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara.

Sehingga, fungsi arsip secara umum ialah untuk penunjang aktivitas administrasi, bukti pertanggungjawaban, serta sumber informasi dan komunikasi.

Nah, supaya kamu lebih paham tentang pengertian arsip dan kearsipan, langsung saja simak ulasan berikut ini yang telah dilansir dari berbagai sumber.

1 dari 5 halaman

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Pengertian Arsip © Diadona

Selain penjelasan di atas, adapun pengertian menurut para ahli yang bisa menambah wawasanmu semakin luas, diantaranya:

1. Yohannes Suraja

Arsip adalah catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi atau perorangan mengenai suatu peristiwa, dan disimpan secara sistematis jika diperlukan bisa ditemukan dengan mudah dan cepat.

2. Wursanto

Menurut Wursanto, pengertian arsip ialah salah satu produk pekerjaan kantor, diantaranya formulir, surat, dan laporan.

2 dari 5 halaman

3. Agus Sugiarto

Pengertian arsip merupakan kumpulan dokumen atau file yang disimpan secara teratur, agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan.

4. Odgers

Arsip merupakan salah satu proses penyimpanan, dan pengawasan sebuah dokumen dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

5. Sularso Mulyono

Arsip ialah penempatan kertas dalam tempat penyimpanan yang baik sedemikian rupa sehingga setiap diperlukan bisa ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

3 dari 5 halaman

Pengertian Arsip dan Kearsipan

Pengertian Arsip © Diadona

Seperti yang diketahu, pengertian arsip merupakan dokumen tertulis yang disimpan dalam media tulis, atau elektronik dan biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, untuk disimpan di tempat khusus sebagai referensi.

Sedangkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dalam pelaksanaan administrasi yang disimpan secara sistematis dan teratur agar bisa ditemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

Sehingga proses kearsipan pun menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan agar bisa ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.

Guna mendapatkan arsip yang teratur dan tertib, tentu diperlukan sarana atau peralatan kearsipan yang cukup memadai. Sehingga sebelum memulai menyimpan arsip, sebaiknya dipersiapkan terlebih dahulu peralatan kearsipan, diantaranya :

- Map
- Folder
- Guide atau Sekat
- Box File
- Rak Arsip
- Cardex
- Filling Cabinet

4 dari 5 halaman

Pengertian Arsip Secara Umum

Pengertian Arsip © Diadona

Pengertian arsip secara umum ialah sebuah catatan kegiatan atau sumber informasi yang dibuat oleh lembaga ataupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan.

Oleh karena itu, berikut jenis-jenis arsip beserta pengertiannya, yakni:

1. Arsip Dinamis

Jenis arsip yang digunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, serta penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2. Arsip Statis

Jenis arsip yang tidak digunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, ataupun sehari-hari administrasi negara.

5 dari 5 halaman

3. Arsip Inaktif

Jenis arsip dinamis yang untuk penyelenggaraan administrasi sudah mulai menurun.

4. Arsip Aktif

Jenis arsip dinamis yang terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan suatu administrasi.

5. Arsip Duplikasi

Arsip duplikasi merupakan jenis arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

Itulah pengertian arsip, fungsi, tujuan, serta karakteristik. Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan kamu ya.